Privatlivspolitik
1. Indledning og formål
1.1
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Øresund360 (herefter ”Virksomheden”) indsamler og behandler personoplysninger, og hvilke rettigheder de registrerede har.
1.2
Formålet er at sikre gennemsigtighed om Virksomhedens behandling af personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen, GDPR) og den danske databeskyttelseslov. Politikken omfatter behandling af personoplysninger i både struktureret og ustruktureret form. Virksomheden træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte oplysningerne.
1.3
Politikken gennemgås og opdateres efter behov. Den gældende version offentliggøres på denne hjemmeside.
2. Definitioner
Bruger
En fysisk eller juridisk person, der anvender Platformen. GDPR's rettigheder vedrører identificerede eller identificerbare fysiske personer.
Personoplysninger
Enhver information om en identificeret eller identificerbar fysisk person, eksempelvis navn, adresse, kontaktoplysninger og identifikationsnumre. Billeder og lydoptagelser kan også udgøre personoplysninger.
Behandling af personoplysninger
Enhver aktivitet eller række af aktiviteter, som personoplysninger gøres til genstand for, herunder indsamling, registrering, opbevaring, strukturering, anvendelse, videregivelse og sletning.
Platformen
Hjemmesiden https://oresund360.dk
Registreret
Den fysiske person, som personoplysningerne vedrører.
3. Dataansvarlig
3.1
Øresund360 er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, hvor Virksomheden fastlægger formål og hjælpemidler. Hvis Virksomheden behandler oplysninger på vegne af en kunde efter kundens instrukser, kan Virksomheden i stedet være databehandler. Rollefordelingen fastlægges efter de konkrete forhold.
Kontaktperson vedrørende personoplysninger:
Navn: Søren Mortensen
E-mail:
Telefon: +45 - 20 70 60 75
4. Behandling af personoplysninger
Hvilke personoplysninger Virksomheden behandler
4.1
Virksomheden indsamler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til konkrete, udtrykkeligt angivne og legitime formål, i overensstemmelse med principperne om dataminimering og formålsbegrænsning.
4.2
Afhængigt af relationen og den konkrete ydelse kan oplysningerne omfatte navn, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, fakturerings- og betalingsoplysninger, korrespondance og oplysninger modtaget fra samarbejdspartnere eller kunder. CPR-numre behandles kun, hvis der er et særskilt lovligt grundlag og et dokumenteret behov efter gældende regler, herunder databeskyttelseslovens § 11.
Retsgrundlag for behandling
4.3
Virksomheden behandler personoplysninger, når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med den registrerede eller for at gennemføre foranstaltninger på den registreredes anmodning forud for en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Dette grundlag gælder ikke automatisk for oplysninger om kontaktpersoner hos juridiske personer.
4.4
Personoplysninger kan behandles, når det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, eksempelvis krav om opbevaring af regnskabsmateriale efter den danske bogføringslov. Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre særlige regler kræver andet.
4.5
Virksomheden kan behandle almindelige personoplysninger på grundlag af en konkret interesseafvejning, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, når Virksomhedens eller en tredjeparts legitime interesser ikke tilsidesættes af den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder. Dette kan eksempelvis vedrøre kundeservice, driftssikkerhed eller relevant opfølgning. Direkte elektronisk markedsføring kræver desuden overholdelse af markedsføringslovens regler, herunder eventuelt forudgående samtykke.
4.6
Virksomheden kan efter en konkret vurdering behandle nødvendige oplysninger for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, forebygge svig eller beskytte sine systemer. Det relevante behandlingsgrundlag vurderes for hvert formål. Der gælder særskilte regler for særlige kategorier af personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold.
4.7
Hvor behandlingen bygger på samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, skal samtykket være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage, uden at det påvirker lovligheden af behandling foretaget før tilbagetrækningen. Oplysninger kan fortsat behandles, hvis der findes et andet gyldigt retsgrundlag, som gælder for den konkrete behandling.
Hvorfor Virksomheden behandler personoplysninger
4.8
Personoplysninger indsamles til bestemte, udtrykkeligt angivne og legitime formål og må ikke viderebehandles på en måde, der er uforenelig med disse formål.
4.9
Oplysninger behandles for at besvare henvendelser, administrere kundeforhold, levere bestilte ydelser, håndtere betalinger samt drive og vedligeholde Platformen. Retsgrundlaget kan afhængigt af forholdene være aftale, retlig forpligtelse eller legitim interesse.
4.10
Virksomheden kan behandle kontakt- og kundeoplysninger til service, opfølgning og interne analyser, når der foreligger et gyldigt retsgrundlag. Udsendelse af markedsføring via e-mail, SMS eller lignende elektroniske kanaler sker kun i overensstemmelse med den danske markedsføringslov, herunder reglerne om samtykke og eventuelle lovlige undtagelser. Den registrerede kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring.
4.11
Oplysninger behandles desuden til nødvendig administration, dokumentation og overholdelse af lovgivning, herunder bogførings- og skatteregler, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, hvor dette er relevant.
Hvordan Virksomheden indsamler personoplysninger
4.12
Oplysninger modtages typisk ved aftaleindgåelse, ved brugerens indtastning på Platformen og ved kontakt via e-mail, telefon eller kontaktformular.
4.13
Virksomheden kan også modtage personoplysninger fra:
- Brugere eller kunder, der videregiver oplysninger som led i en ydelse,
- Offentligt tilgængelige danske registre, eksempelvis Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) på https://datacvr.virk.dk, når anvendelsen er lovlig og relevant,
- Tilmeldinger til nyhedsbreve, arrangementer, seminarer og lignende,
- Bestillinger og køb af Virksomhedens ydelser eller produkter.
Hvor personoplysninger opbevares
4.14
Personoplysninger opbevares hos Virksomheden eller dens leverandører med passende sikkerhedsforanstaltninger. Hvis oplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, skal overførslen have et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med eventuelle nødvendige supplerende foranstaltninger. Fysiske dokumenter beskyttes mod uvedkommendes adgang.
4.15
Personoplysninger videregives kun, når der er et lovligt grundlag, eksempelvis til relevante leverandører, offentlige myndigheder eller andre modtagere, hvis det er nødvendigt. Databehandlere må alene behandle oplysninger efter dokumenterede instrukser og på grundlag af en databehandleraftale, når GDPR artikel 28 finder anvendelse.
Hvor længe personoplysninger opbevares
4.16
Oplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt til de formål, hvortil de er indsamlet, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring. Herefter slettes eller anonymiseres de efter passende procedurer.
4.17
Opbevaringsperioden afhænger af oplysningernes karakter og formålet med behandlingen. Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår. Øvrige oplysninger slettes, når formålet er ophørt, medmindre de fortsat er nødvendige til eksempelvis dokumentation af retskrav eller opfyldelse af en retlig forpligtelse.
5. Sikkerhedsforanstaltninger
5.1
Virksomheden anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger ud fra en vurdering af risiciene for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, jf. GDPR artikel 32. Foranstaltningerne skal beskytte mod blandt andet uautoriseret adgang, tab, ændring og utilsigtet offentliggørelse.
5.2
Adgang til personoplysninger begrænses efter arbejdsbetingede behov. Virksomheden vurderer løbende behovet for adgangsstyring, sikre adgangskoder, multifaktorautentifikation, sikkerhedskopiering, opdateringer, logning og interne procedurer. Konkrete sikkerhedsforanstaltninger tilpasses de systemer og risici, der faktisk foreligger.
6. De registreredes rettigheder
6.1
Efter GDPR har den registrerede, når betingelserne er opfyldt, ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelse mod behandling. Den registrerede har altid ret til at gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring. Der gælder også rettigheder ved visse automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering. Rettighederne er ikke ubetingede, og lovbestemte undtagelser kan finde anvendelse. Anmodninger behandles som udgangspunkt uden unødig forsinkelse og senest inden en måned, med mulighed for lovlig forlængelse i særlige tilfælde. Anmodninger er som udgangspunkt gratis.
6.2
Henvendelser om rettigheder rettes til Virksomhedens kontaktperson, jf. punkt 3.1. Virksomheden kan anmode om nødvendige oplysninger til at bekræfte identiteten, hvis der er rimelig tvivl.
7. Klager og brud på persondatasikkerheden
7.1
Hvis den registrerede er utilfreds med behandlingen af personoplysninger, kan vedkommende kontakte Virksomheden eller indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark, via https://www.datatilsynet.dk. Retten til at klage til en relevant tilsynsmyndighed følger af GDPR artikel 77.
7.2
Et brud på persondatasikkerheden er et sikkerhedsbrud, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger. Virksomheden dokumenterer brud og anmelder som dataansvarlig brud til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter at være blevet bekendt med bruddet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder. Ved høj risiko underrettes de berørte personer som udgangspunkt uden unødig forsinkelse, medmindre en lovbestemt undtagelse gælder. Hvis Virksomheden er databehandler, underrettes den dataansvarlige uden unødig forsinkelse.
8. Databehandlere og underdatabehandlere
8.1
Virksomheden kan anvende leverandører til eksempelvis hosting, IT-drift, kommunikation og administration. Når leverandøren behandler personoplysninger på Virksomhedens vegne, er leverandøren databehandler, og der indgås en databehandleraftale efter GDPR artikel 28. Hvis Virksomheden selv er databehandler for en kunde, må en underdatabehandler kun anvendes med den dataansvarliges forudgående specifikke eller generelle skriftlige godkendelse og med de krævede kontraktlige forpligtelser.
8.2
Den registrerede kan kontakte Virksomheden for oplysninger om relevante kategorier af modtagere og databehandlere. En konkret liste over leverandører og eventuelle overførsler til tredjelande bør stilles til rådighed, når det er relevant for at opfylde oplysningspligten. Retten til indsigt omfatter de oplysninger, som følger af GDPR artikel 15, men indebærer ikke automatisk ret til enhver intern leverandøraftale.
9. Cookies
9.1 Hvad er cookies?
Cookies er små tekstfiler, som en hjemmeside kan gemme på din enhed. De kan anvendes til at få hjemmesiden til at fungere, huske valg, måle brugen eller understøtte markedsføring. Andre lignende teknologier kan være omfattet af de samme regler.
Læs mere om cookies og reglerne hos Digitaliseringsstyrelsen og om behandling af personoplysninger hos Datatilsynet.
9.2 Hvordan bruger vi cookies?
Øresund360 kan anvende teknisk nødvendige cookies til hjemmesidens grundlæggende funktioner. Statistik-, præference- og markedsføringscookies anvendes kun, hvis de faktisk er implementeret, og når der er indhentet et gyldigt samtykke, hvor dette kræves. Eventuel efterfølgende behandling af personoplysninger skal desuden have et gyldigt grundlag efter GDPR.
9.3 Sådan ændrer du dine cookieindstillinger
Du kan administrere eller slette cookies via din browsers indstillinger. Hvis hjemmesiden anvender samtykkekrævende cookies, skal du også kunne afvise dem og trække dit samtykke tilbage lige så let, som du gav det. De konkrete valgmuligheder skal fremgå af hjemmesidens cookieløsning. Deaktivering af nødvendige cookies kan påvirke hjemmesidens funktioner.
9.4 Cookies, vi kan anvende
Kontorelaterede cookies
Hvis hjemmesiden tilbyder brugerkonti, kan nødvendige cookies bruges til registrering, sessionsstyring og sikkerhed. Deres faktiske anvendelse og levetid skal fremgå af den aktuelle cookieoversigt.
Loginrelaterede cookies
Hvis login er tilgængeligt, kan nødvendige sessionscookies holde dig logget ind og beskytte adgangen til din konto.
Nyhedsbrevsrelaterede cookies
Hvis hjemmesiden tilbyder nyhedsbrev, kan cookies eller lignende teknologier anvendes til relevante funktioner. Ikke-nødvendige cookies kræver samtykke efter de gældende regler.
Bestillingsrelaterede cookies
Hvis hjemmesiden tilbyder bestilling eller betaling, kan teknisk nødvendige cookies anvendes til at bevare indholdet i en indkøbskurv eller gennemføre bestillingen.
Undersøgelsesrelaterede cookies
Hvis hjemmesiden tilbyder spørgeskemaer, kan cookies anvendes til at huske deltagelse. Samtykke indhentes, når lovgivningen kræver det.
Formularrelaterede cookies
Hvis du udfylder en formular, kan nødvendige funktioner hjælpe med at håndtere indsendelsen. Andre cookies anvendes kun med det krævede samtykke.
Cookies til hjemmesideindstillinger
Cookies kan anvendes til at huske dine valg, eksempelvis sprog eller cookiepræferencer. Om de kræver samtykke, afhænger af deres konkrete formål og funktion.
9.5 Cookies fra tredjeparter
Hjemmesiden kan indeholde tjenester fra tredjeparter, eksempelvis analyseværktøjer, indlejrede videoer eller sociale mediefunktioner. Sådanne tjenester må kun placere eller læse ikke-nødvendige cookies eller lignende teknologier, når de relevante samtykkekrav er opfyldt.
Hvis Google Analytics anvendes, skal dette fremgå af hjemmesidens konkrete cookieoversigt med oplysninger om formål, udbyder, levetid og eventuelle overførsler til tredjelande. Statistikcookies aktiveres først efter gyldigt samtykke, når dette kræves.
Hvis andre analyseværktøjer anvendes, gælder tilsvarende krav om gennemsigtighed, lovligt behandlingsgrundlag og samtykke, hvor det er nødvendigt.
Hvis nye funktioner afprøves, skal eventuelle ikke-nødvendige cookies fortsat være underlagt de gældende samtykkeregler.
Hvis Google AdSense eller andre annoncenetværk anvendes, skal cookies til annoncering og personalisering beskrives konkret og først aktiveres, når det nødvendige samtykke er indhentet.
Hvis hjemmesiden indeholder integrationer med eksempelvis Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube eller Vimeo, kan disse tjenester behandle oplysninger efter deres egne vilkår. Den konkrete anvendelse, de relevante udbydere og eventuelle cookies skal fremgå af hjemmesidens cookieoversigt, og nødvendige samtykker skal indhentes før aktivering.
- Læst: 6